Con la Risoluzione n. 196/E del 30 luglio 2009, l’Agenzia delle Entrate ha posto alcune precisazione circa la disciplina della conservazione sostitutiva dei documenti analogici di cui all’art. 4 del decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004, recante le “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”.
La conservazione sostitutiva, ai sensi dell’art. 3, comma 1, lett. d), del citato decreto, cui l’art. 4 rinvia, inizia con la memorizzazione dell’immagine del documento su di un “ … supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta …”. In merito a tale fase, l’Agenzia delle Entrate chiarisce che l’acquisizione dell’immagine dei documenti da conservare può avvenire sia tramite scansione del documento cartaceo sia con altre modalità che garantiscano la rappresentazione fedele, corretta e veritiera del contenuto del documento.
Infatti, per l’Agenzia delle Entrate, come già espresso con la recente risoluzione n. 158/E del 15 giugno 2009, il contribuente è libero di scegliere la modalità di acquisizione dell’immagine dei documenti, ferma restando, però, “la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento”.
L'acquisizione dell’immagine dei documenti analogici da conservare non è, inoltre, sottoposta ad alcun vincolo temporale, potendo essere effettuata in qualsiasi momento, né tale vincolo sussiste per il completamento del procedimento di conservazione sostitutiva dei documenti analogici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, purché il contribuente garantisca l’ordine cronologico delle registrazioni e non vi siano soluzioni di continuità per periodo d’imposta dei documenti conservati in caso di documenti della stessa tipologia e relativi al medesimo periodo d'imposta.
Su tale punto l’Amministrazione finanziaria già si era espressa con la circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006, chiarendo che “per quanto attiene al profilo temporale, la conservazione elettronica dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari, previa memorizzazione della relativa immagine, può essere effettuata in qualunque momento. Questa possibilità deve essere coordinata, tuttavia, con la previsione di cui all’art. 4, comma 2, del decreto nei casi in cui, per i documenti della stessa tipologia e relativi al medesimo periodo d’imposta, il contribuente abbia già optato per la conservazione elettronica.